社労士向け│生産性向上を実現！オーリンク社会保険労務士法人様のペーパーレス化事例紹介
いつもありがとうございます。
今回は、「ペーパーレス化」によって生産性向上を実現した、オーリンク社会保険労務士法人様の取り組みをご紹介します。
顧問先が増え、書類の保管スペースに場所をとられ、必要な情報が見つからなかったり、紛失のリスクもあります。データ保存の習慣が浸透しないなど、なかなか紙データがなくならない事務所様も多いのではないでしょうか。
ペーパーレス化は、生産性向上だけでなく、お客様の情報を守るためにも非常に重要な取り組みです。ペーパーレスをきっかけにデータ管理の整備を進めたい社労士事務所様はぜひこちらの事例をご覧ください！
紙を使うポイントを絞ることでペーパーレス化を促進
オーリンク社会保険労務士法人様では、保管においては原本が必要になるもののみ紙で保管をし、その他はデータ保存、つまりペーパーレス化しています。ただし、作業場は一部紙を活用することで効率化を図っています。
ペーパーレス化を推進しているポイントは２つあります。
①クラウド上で作業・確認を実施
オーリンク社会保険労務士法人様では、チェックや書類作業を基本的にクラウド上で実施しています。PC上で社内全員が同時に閲覧できるため、これまで数週間、数カ月かかっていた確認作業が数分で終わるようになりました。
②紙を活用すべきプロセスを把握する
ペーパーレスが進んでも情報が不正確になってしまっては、意味がありません。
そのため、紙で出力したほうが見やすい勤怠データやお客様に記載していただくシートはまずは紙でよいというルールにされています。ただし、チェックが終わったものや、入力が完了したものはデータにして保管し、紙データは破棄しています。
紙の良さを活用しながら、最終的には情報を一元管理することが重要です。
クラウド上での作業・管理体制の推進
前述のようにペーパーレス化のポイントは「保管」だけではなく、「クラウド上」で作業をすることです。
オーリンク社会保険労務士法人様ではDocuWorksを活用してデータを保管しています。
DocuWorks上でメモを書いて、担当者に回す、電子押印も簡単です。
保管だけでなく、後から作業ができる管理体制はどのように整えればよいのでしょうか？
まずは、「フォルダ整備」です。紙データをスキャンしても後から探せない状態ではデータ管理体制は定着しません。なので、最初のステップは、事務所としてファイル名や保存方法に関するルールを決めることになります。
例えば、DocuWorks上では色つきの表紙をつけられます。
オーリンク社会保険労務士法人様の場合は、『給与計算は青』『手続きは緑』『助成金は黄色』『障害年金はピンク』『お客様との履歴カルテは紫』などと決めておられます。そうすることで優先順位をつけて業務に取り組めます。
次に紙データのスキャン保存を習慣化させなければなりません。
オーリンク社会保険労務士法人様の取り組みは、「スキャンして入ってくるフォルダは1つにする」ということでした。個人のアドレスやフォルダに保存されると、格納を忘れ、全体共有がされない可能性があります。
さらに、スキャンデータの保存フォルダから振り分け漏れがないように「掃除当番」を設けて、チェックを徹底しています。
このようにしっかりルールを定めることでデータを失う危険性をなくし、従業員にとっても取り組みやすい体制を整えることが大切だと言えます。
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