顧問先のデジタル化推進！生産性向上と顧客満足度アップ手法大公開
いつもありがとうございます。
船井総合研究所の岡田です。
今回は、顧問先のデジタル化推進に取り組む、社会保険労務士法人ロイヤル総合研究所様の「WEB明細への移行事例」についてご紹介します。
WEB明細を進めたいが、思った通りに進められないとお困りの方は多いのではないでしょうか。デジタル化は、社労士事務所だけでなく、顧問先様の生産性向上にもつながります。ITに強くない顧問先様に対して、どのようにデジタル化を進めればよいのかという具体的な取り組みを知りたい社労士事務所様はぜひこちらの事例をご覧ください！
デジタル化推進のための4つの依頼ステップ
社会保険労務士法人ロイヤル総合研究所様では、全顧問先様に向けて、WEB明細化を進めておられます。デジタル化は社労士事務所の生産性向上だけではなく、顧問先様にとっても効率や安全性の面で貢献できます。顧問先にもメリットがあることが前提として大切なところです。
ただし、ITに強くない顧問先様では導入が難しい場合も多いと思います。
そこで、社会保険労務士法人ロイヤル総合研究所様は、顧問先様にWEB明細を導入するため、資料や実際の操作画面を活用し、4段階に分けて依頼を進められています。
【4つのステップ】
①WEB明細への切り替えの依頼資料を紙で送付
②打合せでメリットと利用イメージを顧問先へ説明
③実際の入力画面を見せながら利用方法を説明
④今後のスケジュールと依頼事項について説明
まずいきなりWEBへの切り替えの説明をするのではなく、書面にて経営者・担当者向けにご案内することがポイントです。
・WEB明細に切り替える、用紙によるサービスは終了
・WEB明細導入スケジュール
依頼資料に上記2点を明記します。
給与明細等のデジタル化によって、顧問先にどのようなメリットがあるのか説明しておくことも重要です。
さらに、WEB明細化までの大まかなスケジュールを記載しています。実際に顧問先に切り替えるまでのスケジュール感を可視化して、事務所としても着実に取り組めるようにしています。
顧問先様の満足度向上を高める依頼の仕方とは
先ほどの4つのステップの中で、書面やお打ち合わせでWEB明細への移行を依頼する際に、伝え方という点でポイントが３つあります。
１つ目は、「給与明細を紙で実施している先には、経営者や人事責任者に直にお願いをする」ことです。経理など現場の担当者に話をしていくより、トップダウンで取り組んでもらいましょう。現場も動きやすくなります。
２つ目が「専用プリンタの保守が終了し、今後明細を印刷するためには設備投資が必要であるため、用紙での納品は大幅な値上げが必要であることを伝える」ことです。
WEB明細に切り替えるとシステム利用料がかかることが多くあります。しかし、社会保険労務士法人ロイヤル総合研究所様では、生産性向上や印刷費用の削減を踏まえて、費用は事務所負担されています。
３つ目が「従業員のメールアドレスを早めに取得する」ことです。
移行のスケジュールにも記載をされていますが、社員の個人情報をクラウド上で入力する際などに必要になります。WEB明細に切り替える際に一番のボトルネックになる部分なので早めに収集できるように進められています。
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【執筆者：岡田茉子】
