オフィスステーション導入率99.9％を実現する秘訣とは？

いつもありがとうございます。
船井総合研究所の佐藤です。

本日は、年間3000件の手続き業務のほぼすべてで人事労務クラウドソフト活用し、急成長している「社会保険労務士法人クラシコ」にご登壇いただいたセミナーのダイジェストをお送りします。手続き業務の生産性向上のため、デジタルツールの導入を進めていきたいという社労士事務所様はぜひご覧ください。

社労士事務所の手続き業務等におけるデジタルツールの導入が急速に進んでいます。
事務所の生産性を向上のため、デジタルツールの導入を推進する一方で、お客様によっては、デジタルツールの導入がスムーズに進まず、お困りの事務所様もいらっしゃるのではないのでしょうか？

社会保険労務士法人クラシコ様は、年間3,000件の手続き業務のうち、99.9％を人事労務クラウドで行っています。
ここまで手続きのデジタル化を進められた秘訣は、『お客様の声をしっかりと聞き、経営の中心に据えてきた』からだと言います。

お客様にとって煩雑な業務を取り除き、ストレスを解消するために必要なデジタルツールの導入をご提案。その結果、デジタルツールの導入率が上がり、事務所の生産性が向上するというサイクルをつくっているのです。

デジタルツール活用の原点は『お客様の声』

「使い方が難しくて良く分からない」「導入してみたはいいけど逆に工数が増えた気がする」など、
お客様の生産性向上のためにツール導入をご提案していても、さらなるストレスを与えてしまう場合があります。
デジタルツール導入でお客様に価値を感じていただけるようにするためには、ご提案の際に「お客様が面倒に思う部分をできる限り取り除く」ということが重要です。
例えば、社会保険労務士法人クラシコ様では、

①ツールの使い方が良く分からない、どんな効果があるのか分からない、
➔オンボーディング資料を用意しておき、お客様にサービス手順を教える
②使っている中で不明点がたくさんあり、調べる時間が必要で生産性が下がってしまう、
➔FAQなどの整備やマニュアルをご提供する
③問い合わせがなかなかつながらなくてストレスになってしまう、
➔敏速なお問い合わせへの対応や気軽に問い合わせができる環境を整備しておく

などの取り組みです。
予めお客様がストレスを感じる可能性のある要因を取り除いておくことで、お客様がストレスなくデジタルツールを活用できるようになります。

オフィスステーション導入のメリット

お客様にはオフィスステーションを導入すると2つのメリットがあります。

①担当者の手続き業務の工数削減
従業員の方に直接オフィスステーションにログインいただき、従業員情報の入力・変更をしていただくことができます。
実際に社会保険労務士法人クラシコ様の顧問先の55％は従業員の方からの直接入力で実施できています。担当者がデータを取りまとめる必要がなくなり、手続き業務にかかる時間を大幅に削減することができます。

②対応している手続きが多い
オフィスステーションは、対応している手続きが多いため、オフィスステーションのみで完結することができます。担当者の方には、使い方を覚えてもらえば、多くの手続きを効率化することができます。

オフィスステーション導入をお客様にご提案する際の3つの注意点

今、注目を集めている「オフィスステーション」には導入をご提案する際に3つの注意点があります。

①顧問先の窓口が担当者であること
経営者の方とっては非常に興味関心を持っていただきやすいサービスではありますが、いざ導入するとなると、お客様に入力していただく情報が多く、経営者の方が対応するということになるとやり切れない場合があります。

②ITリテラシーがあること
chatwork、MF給与等が使えないようなお客様に使っていただくのは難しいため、優先的にITリテラシーの高いお客様からご案内を進めていくのが効果的です。

③手続き頻度が月1回以上ある会社
手続き頻度が少ない会社にオフィスステーションを導入いただくことは、導入や入力にかかる工数を含め費用対効果が合わない場合が多いです。そのため、ある程度手続き頻度の多い会社で使っていただけるようご提案します。

これらを満たすお客様には、オフィスステーションの導入でメリットが大きいお客様になります。
まずは、上記に当てはまるお客様へのデジタルツール活用のご提案を進めていきましょう。

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【執筆者：佐藤 百華】