【士業必見】顧問先導入率99.9％事務所が教える「Chatworkの使い方」

いつもありがとうございます。
船井総合研究所の佐藤です。

電話での連絡に時間を取られて業務が進まない。。。
お客様によって異なる方法で連絡が来てしまい、整理できていない。。。
というお悩みはありませんか？

多くの社労士事務所で導入が進んでいるコミュニケーションツールの１つ
「Chatwork」で業務効率化に成功している事務所があります。

導入を検討している事務所様、すでに導入しているが、
上手く活用できていないという事務所様に
「３年でChatwork導入率99.9％を達成した社会保険労務士法人クラシコ様のchatwork活用方法」
のセミナーのダイジェストをご紹介します。

顧問先とのコミュニケーションを電話やメールからChatworkに切り替えることで
劇的なお客様との連絡にかかる工数の削減に成功しただけではなく、Chatworkで
「定期連絡の自動化」を行うなど、情報発信の効率化も実施しています。

chatwork活用率99.9％に向けた取組み

①事務所内でのchatwork活用を推進
クラシコ様がchatwork導入を実施していく上で、事務所のスタッフの方に
chatwork導入に前向きになってもらうという取組みを大切にされています。
まず、chatworkの導入をお客様にご提案する当事者であるスタッフを、
「ファン化する」ということが最も重要なのです。
具体的な取組みとしては、社内グループでのコミュニケーションを活性化させるということです。
クラシコ様では、日頃あったことを共有する「仕事NGクラシコニュース」、
事務所内での勉強会出欠確認のためのchatworkグループ「勉強サークル出席確認」など、
様々なグループを構成し、毎日事務所内でchatworkに触れる機会を作りました。

②chatwork活用の障壁
chatwork導入をお客様に提案する際、chatworkの導入に抵抗感があるお客様、
chatworkを導入しても上手く使えないお客様もいます。
「今までの電話やメールでのコミュニケーションで良い！」
「chatworkが難しくてよくわからない」
というお客様に対してchatworkの活用をどのように進めていけば良いのでしょうか？

クラシコ様は、２つのポイントをお客様にお伝えしているそうです。

（１）ストレージ機能のメリット
社労士に依頼する業務の特性上、細かい納品物が多く、
メールで送ってしまうと他の連絡に埋まってしまうということも起こりがちです。
そういったお客様にとって、chatworkグループ上で送付したファイルを、
過去に遡って閲覧できることは、非常に大きなメリットになります。

（２）エビデンスを残せるというメリット
労務相談などを受けた際にchatworkで送ると証拠が残るというだけではなく、
同じような悩みがあった際、あとから振り返っていただくことができます。
また、新入社員が、過去のchatworkの履歴も見て、業務の流れを把握できるというメリットもあります。
クラシコ様では、電話で受けることができる労務相談も、履歴を残すため、
chatworkで回答するなど、chatworkで連絡をしていただく癖付けを行っているそうです。

chatworkの効果的な活用方法～基本編～

①概要欄の活用
概要欄に、毎月の確認事項など、日頃使う情報を記載しておくことで、
お客様も社労士事務所の従業員も定期的な連絡にかかる工数を削減することができます。

②音声録音　
出先での指示だしが可能になります。
入力も録音もできるため、忙しい社長には活用しやすい機能です。

③社内連絡をchatworkグループで実施
総務的な連絡や。留守電、集荷等の連絡をchatworkグループで行います。

④chatwork通信
お客様に定期的な情報発信としてchatwork通信を実施している事例もあります。
chatworkには、通常のメッセージのやり取りの機能だけではなく、
主催者から一方通行で情報を流すことのできるグループの設定があります。
主催者以外の参加者同士では、誰が参加しているか分からない状態なので、
お客様全員にグループに入ってもらい、何か全体に発信したい情報があった際には、
気軽にchatworkグループで配信することができます。

chatworkの効果的な活用方法～応用編～

①定時連絡の自動化
クラシコ様では、社労士への連絡が漏れると困る事項について
毎月1日（平日）にチャットで自動配信を行っています。

②レセプションとの連携
来客が来た際には、専用のchatworkグループに来客通知がくる設定で
レセプションを有効活用することができます。

chatworkには他にも様々な便利な機能があります。
応用編などもご紹介しておりますので、さらに詳しく知りたい方は、
是非下記URLよりご覧ください！

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